시말서 뜻, 이렇게 작성하면 효과적이다

 

시말서의 정확한 뜻과 작성법

시말서, 그게 뭔데요?

여러분, 혹시 '시말서'라는 단어 들어보신 적 있나요? 이 단어가 낯설게 느껴지시죠? 요즘 세대에게는 잘 알려지지 않은 단어 같아요. 하지만 이 단어는 직장에서 자주 쓰이는 중요한 문서 중 하나랍니다.
'시말서'란 말 그대로 일의 과정에서 잘못된 점이 드러나면, 그 잘못을 저지른 사람이 그 경위를 문서로 작성해 제출하는 것을 말해요. 원래는 일본어 '시마츠쇼(しまつしょ)'라는 말에서 유래했는데, 요즘엔 '경위서'라는 말로 순화되어 사용되고 있죠.

시말서, 어떤 경우에 쓰나요?

시말서는 주로 업무 중에 실수나 과실이 있었을 때 작성하게 되는데요. 예를 들어 실수로 중요한 서류를 분실했거나, 기한 내에 업무를 완수하지 못했다면 상사에게 시말서를 제출해야 해요.
시말서를 쓰는 이유는 두 가지예요. 첫째, 잘못된 점을 인정하고 반성하는 마음을 보여주기 위해서 작성하고, 둘째는 향후 유사한 실수가 반복되지 않도록 기록을 남기기 위해서죠. 즉, 시말서는 잘못을 인정하고 개선하기 위한 중요한 문서인 셈이에요.

시말서, 어떻게 작성하나요?

시말서를 작성할 때는 육하원칙에 따라 구체적으로 적어야 해요. 누가, 어떤 일을, 어떻게, 어디서, 언제, 왜 했는지 등을 명확하게 기술하는 거죠.
그리고 단순히 사실만 나열하는 것이 아니라, 자신의 잘못을 인정하고 반성하는 마음도 담아야 해요. 마지막으로 이런 일이 다시 일어나지 않도록 개선 방안도 제시해야 합니다.
처음에는 어렵게 느껴질 수 있지만, 반성문을 쓰는 것과 비슷한 방식으로 작성하면 됩니다. 중요한 건 솔직하고 성의 있게 작성하는 것이죠.

시말서, 어떻게 써야 할까요?

시말서를 작성할 때는 다음과 같은 점들을 유의해야 해요.
첫째, 사실을 정확하고 구체적으로 적어야 해요. 사건의 발단부터 결과까지 순서대로 설명하고, 본인의 과실 부분도 명확히 인정해야 합니다.
둘째, 반성하는 태도와 개선 의지를 담아야 해요. 단순히 사실만 나열하는 것이 아니라, 이런 일이 다시 일어나지 않도록 어떤 노력을 할 것인지도 함께 적어야 합니다.
셋째, 문장은 간결하고 명확하게 작성해야 해요. 불필요한 내용은 빼고, 핵심적인 부분만 간단히 정리하는 게 좋습니다.
넷째, 상대방의 입장에서 생각하며 작성해야 해요. 상사나 기관장이 이 시말서를 보고 납득할 수 있도록 설득력 있게 작성해야 합니다.

시말서, 이렇게 써보세요!

"지난 3월 15일, 중요 보고서 제출 기한을 지키지 못하여 상사께 큰 피해를 끼쳤습니다. 업무 과중으로 인해 제출 기한을 놓치고 말았는데, 이는 전적으로 제 책임이었습니다. 이번 일을 계기로 업무 관리 능력 향상의 필요성을 절감했습니다. 앞으로는 업무 일정을 철저히 관리하고, 기한 내에 업무를 완수할 수 있도록 최선을 다하겠습니다. 이런 실수가 반복되지 않도록 각별히 주의하겠습니다."

마무리

지금까지 '시말서'의 정확한 뜻과 작성법에 대해 알아보았습니다. 잘못을 저지르고도 인정하기 어려워하는 사람들이 많지만, 시말서를 성실히 작성하는 것이 중요해요.
이를 통해 자신의 잘못을 인정하고 반성하는 자세를 보여줄 수 있죠. 또한 향후 유사한 실수가 반복되지 않도록 기록을 남길 수 있어 매우 유용한 문서라고 할 수 있습니다.
앞으로 시말서를 작성해야 할 일이 생긴다면, 이 글을 참고해서 성실히 작성해 보세요. 상사나 기관장도 진심 어린 노력을 인정해 줄 거예요. 화이팅!